مدير مكتب

تعلن احدى الشركات الرائدة عن رغبتها في تعيين مدير مكتب (رجال فقط) (Office Manager)

إذا كنت تمتلك المهارات الإدارية والتنظيمية والقدرة على إدارة الأعمال التنفيذية بكفاءة عالية، وترغب في العمل ضمن بيئة احترافية، فإننا ندعوك للتقدم لشغل وظيفة مدير مكتب.

المؤهل العلمي

درجة البكالوريوس كحد أدنى.  

الخبرات المطلوبة

خبرة عملية لا تقل عن (3-5) سنوات في مجال إدارة المكاتب أو المساندة التنفيذية أو الوظائف الإدارية المشابهة.

يفضل وجود خبرة في التعامل المباشر مع الإدارة العليا أو الإدارة التنفيذية.

المهارات الفنية

إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة بمستوى متقدم، مع القدرة على التواصل بطلاقة.

معرفة متقدمة بالمراسلات الإدارية والتجارية، وصياغة الخطابات الرسمية والبريد الإلكتروني باحترافية باللغتين العربية والإنجليزية.

القدرة على إعداد التقارير والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات.

مهارة عالية في تنظيم وإدارة جداول الأعمال والاجتماعات والمواعيد.

القدرة على متابعة تنفيذ القرارات والتوجيهات والتأكد من إنجازها ضمن الإطار الزمني المحدد.

معرفة جيدة بمبادئ التسويق والمبيعات وآليات دعم الأنشطة التجارية.

إجادة استخدام برامج Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) بمستوى متقدم.

القدرة على إدارة الملفات والوثائق والأرشفة الورقية والإلكترونية بكفاءة.

المهارات الشخصية

شخصية قيادية ومهنية تتمتع بدرجة عالية من المسؤولية.

مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي.

القدرة على بناء علاقات عمل إيجابية مع مختلف المستويات الإدارية.

مهارات عالية في التخطيط والتنظيم وإدارة الوقت وتحديد الأولويات.

القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة عدة مهام في وقت واحد.

سرعة الاستجابة والمتابعة الدقيقة لكافة المهام.

مهارات قوية في تحليل المشكلات واتخاذ القرارات واقتراح الحلول المناسبة

القدرة على التنسيق بين الإدارات المختلفة ومتابعة تنفيذ الأعمال.

القدرة على المحافظة على سرية المعلومات والوثائق والبيانات الخاصة بالشركة.

الاهتمام بالتفاصيل والدقة العالية في إنجاز الأعمال.

المبادرة وروح العمل الجماعي والمرونة في التعامل مع المتغيرات.

الالتزام بأخلاقيات العمل والمظهر المهني اللائق.

الشروط العامة

أن يكون المتقدم ذكر 

ألا يزيد العمر عن 40 عاماً.

التفرغ الكامل للعمل.

الاستعداد لتحمل المسؤولية والعمل ضمن بيئة عمل ديناميكية.

يفضل من لديه القدرة على الالتحاق بالعمل في أقرب وقت.

المهام الرئيسية

إدارة وتنظيم مكتب الإدارة التنفيذية.

تنظيم المواعيد والاجتماعات والزيارات الرسمية.

إعداد ومراجعة المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات.

متابعة تنفيذ قرارات الإدارة العليا والتنسيق مع الإدارات المختلفة.

تنظيم الوثائق والملفات وضمان سهولة الوصول إليها.

متابعة المشاريع والمهام المكلف بها المدير التنفيذي ورفع تقارير دورية عن مستوى الإنجاز.

استقبال الوفود الزوار والتنسيق للاجتماعات الرسمية.

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة التنفيذية.

المساهمة في تنسيق الأنشطة التسويقية والتجارية عند الحاجة